La communication est essentielle pour toute entreprise afin d’acquérir et de garder des clients. Ainsi, lorsque les factures de téléphone d’une entreprise sont assez raides, on les accepte parce que c’est un investissement nécessaire. Cependant, l’Internet a ouvert la porte à d’autres possibilités, grâce au système de téléphonie d’affaires hébergé dans le nuage, qui peut maintenant diminuer vos factures de manière considérable.
QU’EST-CE QUE LA VOIP ?
La VoIP, ou Voix sur Internet Protocol, vous permet de passer des appels téléphoniques via Internet.
Depuis 2004, plusieurs entreprises ont opté pour la VoIP et la tendance ne ralentit pas. Selon un communiqué de presse de Gartner, 8 % des entrepreneurs utilisaient le système dans le nuage au début de 2013, et ils estiment que ce nombre augmentera jusqu’à 695 millions d’utilisateurs en 2022, ce qui représentera 60 % des entrepreneurs.
Il semble que les entreprises ont constaté les avantages de migrer dans le nuage. Et, ces avantages sont clairs. En effet, les entreprises qui utilisent VoIP ont réalisé jusqu’à 50 % d’économies sur leurs factures de téléphone.
Au début, la VoIP avait ses détracteurs, mais les chiffres ne mentent pas.
En outre, loin sont les jours où les appels IP étaient imprévisibles et peu fiables, avec la voix robotique et les conversations interrompues. Bienvenue à l’ère de la technologie ActivVoice. Qu’est-ce que la technologie ActivVoice, vous demandez ? Eh bien, cela signifie que le canal Internet a une piste réservée uniquement à la voix pour donner la priorité aux paquets vocaux sur votre connexion Internet. Par conséquent, la qualité de la voix ne sera pas altérée, et vous pouvez profiter du téléchargement et de la publication de documents, tout en étant en conversation au téléphone, sans aucune crainte d’être coupé.
INSTALLATION ET ÉQUIPEMENT
Lorsqu’une entreprise utilise le système analogique, elle doit investir dans des serveurs internes et des frais d’équipement coûteux. Grâce à la VoIP, cela n’est plus nécessaire. Bien sûr, quand une entreprise a déjà investi dans les lignes téléphoniques traditionnelles, il peut y avoir des réticences à migrer dans le nuage, par crainte que le coût d’installation n’en vaille pas la peine.
En fait, l’investissement financier nécessaire à la mise en place d’une solution VoIP est minime, et les avantages à long terme sont intéressants bien au-delà du processus d’installation.
Tout d’abord, vous pouvez garder vos numéros de téléphone existants, gratuitement, sans aucune interruption de service.
Ensuite, votre seul investissement initial est l’achat de nouveaux téléphones IP, disponibles dans une gamme de prix selon le modèle. Il est également possible d’utiliser vos téléphones existants en achetant de petits adaptateurs. Ces adaptateurs convertiront les signaux vocaux analogiques en paquets IP numériques pour le transport sur un réseau IP, et vice-versa.
Une fois que vous avez vos adaptateurs et une connexion Internet, vous êtes prêt. Dès lors, tout se fait en ligne. En effet, votre fournisseur de services VoIP va mettre en place et administrer toutes les fonctionnalités souhaitées sans frais supplémentaires.
MAINTENANCE ET MISE À NIVEAU
Lorsque votre entreprise a migré vers un système téléphonique hébergé dans le nuage, la maintenance et la mise à niveau du système sont prises en charge par votre fournisseur de services VoIP. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de payer un technicien pour effectuer ces tâches, comme vous l’auriez fait si vous utilisiez toujours le système analogique traditionnel.
FRAIS D’APPEL
Lorsqu’une entreprise migre vers la VoIP, les appels téléphoniques ne sont pas tarifés par minute comme son homologue analogique. En fait, la plupart des fournisseurs de VoIP offrent des forfaits comprenant les appels illimités à des prix très abordables. Et cela inclut les appels internationaux ! Ainsi, vous pouvez avoir des communications interurbaines et sécuriser vos ventes, sans redouter la facture.
En outre, comme votre entreprise fait des économies sur ses appels, vous pouvez éventuellement baisser le prix de votre produit ou service, ce qui le rendrait plus attrayant aux yeux de vos clients potentiels.
FONCTIONNALITÉS
En plus de ses nombreux avantages, le système VoIP se distingue grâce à l’abondance des fonctionnalités qu’il propose, sans frais supplémentaires.
Le Fax virtuel, par exemple, vous permet de transférer des données en toute sécurité, sans avoir à investir dans des télécopieurs, de l’encre ou du papier.
Votre entreprise peut également bénéficier de la vidéo-conférence, de plus en plus populaire, qui vous permettra de révolutionner à jamais vos conférences d’affaires sans investir du matériel MCU.
Les fonctionnalités suivantes, généralement chères aux lignes téléphoniques traditionnelles, sont également incluses dans votre package lorsque vous passez à un système de téléphonie commerciale hébergé dans le nuage :
- Messagerie vocale
- Transfert d’appels
- Conférence téléphonique
- Enregistrement de la conversation
- Renvoi d’appel
- Réponse vocale interactive
- Filtrage d’appels
- Règles pour les appels entrants
- Modérateur
- Rapport avancé
- Présence
ÉCONOMIES SUR L’ESPACE DE BUREAU
Il y a 2 raisons principales pour lesquelles le passage à la VoIP permet à une entreprise d’économiser de l’argent en louant un espace de bureau plus petit.
Tout d’abord, moins d’équipement est nécessaire lorsque vous passez à la VoIP, donc moins d’espace de bureau est nécessaire. Votre entreprise sera en mesure de louer un plus petit bureau, ce qui vous permettra par conséquent d’économiser sur le loyer.
Deuxièmement, un système de téléphonie service affaires permet aux employés de travailler de chez eux, tout en restant connectés avec leurs collègues. Plus d’employées travaillant à la maison signifient moins d’espace de bureau nécessaire. Encore une fois, des économies sont faites sur le loyer en utilisant un bureau plus petit.
De plus, une étude publiée dans le Harvard Business Review a révélé que les employés qui travaillent à domicile sont plus heureux, se sentent plus satisfaits de leur travail, utilisent moins de congés et sont plus productifs. Bref, les employés qui travaillent à distance sont 13 % plus productifs que ceux qui sont au bureau. Ainsi, l’incorporation d’un système de téléphonie dans le nuage et la mise en place de téléphones intelligents pour les employés permettra non seulement à votre entreprise d’économiser sur le loyer, mais aussi d’améliorer la productivité.
Compte tenu de tous ces faits, la VoIP est clairement le choix le plus raisonnable pour une compagnie. Donc, si vous n’avez pas encore migré vers le nuage, qu’attendez-vous ? Commencez à faire des économies aujourd’hui.
