Avec l’essor des achats en ligne, des médias sociaux, des bureaux d’aide et des systèmes de soutien en ligne, il serait juste de croire que personne n’utilise son téléphone pour faire des appels. Faux ! Les appels téléphoniques sont toujours au centre de la communication avec les clients. Ainsi, le système téléphonique de votre entreprise est un outil utile. Mais comme n’importe quel outil, s’il n’est pas efficace, ça finira par coûter de l’argent.
LES APPELS SONT AUSSI IMPORTANTS QUE JAMAIS
Nous sommes décidément dans l’ère de surcharge d’information, tant et si bien, que les clients sont désorientés et paralysés par l’abondance des choix : 2 pour 1,3 pour 2, 50 % de rabais sur les 1èrs six mois, service gratuit avec chaque article acheté. Une chose est certaine… le client a un besoin et celui-ci doit être satisfait. Mais comment le client peut-il discerner quelle offre s’applique à ses besoins spécifiques dans un océan d’options ? Voilà pourquoi ils se tournent vers leur téléphone pour trouver des réponses. En effet, en cas de doute, la meilleure façon de prendre une décision est de chercher conseil auprès d’un employé compétent.
Selon la société indépendante de recherche, Ipsos, 51 % des personnes faisant des recherches mobiles et qui ont utilisé « Click-to-Call », le font pour appeler des entreprises. Bien sûr, leurs raisons varient. Tout d’abord, il est plus commode d’appeler une entreprise dans des situations d’urgence. Ensuite, certaines personnes appellent parce qu’ils ont besoin de plus d’informations, et d’autres préfèrent simplement parler à quelqu’un. Enfin, cette recherche démontre que les gens appellent également pour discuter des plans de paiement alternatifs sur les services ou les produits à prix élevé. Mais peu importe la raison, ils vont favoriser le téléphone à un site Web ou les médias sociaux.
De plus, quand les clients appellent, ils ont un but, une intention. La recherche Ipsos mentionnée précédemment montre que 61 % des clients appellent une entreprise au cours de la phase de considération, après avoir fait des recherches et des listes présélectionnées, avec l’intention d’acheter. Ces appels entrants ne doivent évidemment pas être négligés ou laissés sans réponse, car ils convertissent à des taux très élevés.
LES FAIBLESSES DES SYSTÈMES TÉLÉPHONIQUES STANDARD
La technologie évolue à un rythme rapide, et cela s’applique également au matériel de système téléphonique. Chaque année, des modèles plus récents, plus performants, avec de meilleures fonctionnalités sont libérés sur le marché. Lorsque les clients tentent de vous contacter au sujet d’une requête ou d’un achat, vous ne pouvez pas vous permettre d’être affaibli par un système téléphonique obsolète. Une solution pour rester efficace serait de mettre à jour votre système téléphonique tout entier, tous les six à dix ans. En pareil cas, le coût serait considérable, et c’est un tracas que vous aurez à gérer tous les dix ans.
Il y a aussi un problème au niveau de la capacité limitée et de la scalabilité. Lorsqu’une entreprise se développe, son système téléphonique doit être en mesure de gérer les appels entrants et sortants supplémentaires. Malheureusement, le système téléphonique analogique nécessite une infrastructure et un matériel supplémentaires pour ce faire, sans compter un temps d’installation pouvant durer jusqu’à plusieurs semaines. Dans ce cas, une entreprise en croissance est une chose merveilleuse, avec sa fierté, mais aussi ses tracas, lorsque votre système téléphonique ne peut plus répondre aux besoins de votre entreprise et nécessite du temps et un investissement qui pourraient être utilisés ailleurs.
Enfin, les systèmes téléphoniques standard sont coûteux. Tout d’abord, il y a les coûts d’infrastructure et de matériel qui ont été mentionnés précédemment. Ce coût semble inévitable, car la communication est cruciale en affaires. Ensuite, il y a les factures mensuelles qui peuvent être assez salées lors d’appels interurbains. Mais ces dépenses sont généralement acceptées comme étant nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise.
COMMENT MODERNISER VOTRE SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE ?
Une entreprise à succès c’est une entreprise qui se concentre sur le client. Comme nous savons que les clients préfèrent appeler les entreprises, il serait donc logique pour une entreprise d’investir dans un système téléphonique efficace.
Et les systèmes téléphoniques les plus efficaces disponibles aujourd’hui sont ceux hébergés dans le nuage. C’est une affirmation audacieuse, en effet, mais les faits sont indéniables.
Tout d’abord, avec les systèmes de téléphonie VoIP, la compagnie ne se préoccupe pas des mises à jour. C’est le fournisseur de VoIP qui s’en charge, et vous n’avez qu’à profiter d’un système téléphonique haut de gamme avec toutes les fonctionnalités les plus récentes sans frais supplémentaires. Ainsi, vous obtenez un système de téléphone mis à jour sans avoir à investir dans du nouveau matériel. Et vous bénéficiez également de fonctionnalités étonnantes, telles que :
- Messagerie vocale
- Transfert d’appels
- Conférence téléphonique
- Enregistrement de la conversation
- Renvoi d’appel
- Réponse vocale interactive
- Filtrage d’appels
- Règles pour les appels entrants
- Modérateur
- Rapport avancé
- Présence
Deuxièmement, un système téléphonique d’affaires hébergé dans le nuage vous permet d’élargir facilement votre entreprise parce que les employés sont tous sur le même réseau IP. Ainsi, vous n’avez aucun matériel supplémentaire à installer, ce qui vous économise beaucoup de temps. Et comme dit le vieux dicton, le temps c’est de l’argent ! Avec VoIP, vous pouvez avoir des lignes supplémentaires en quelques minutes.
Enfin, l’utilisation d’un système téléphonique hébergé dans le nuage vous permet d’économiser non seulement du temps, mais aussi de l’argent. Les entreprises qui ont migré vers la VoIP ont réalisé jusqu’à 90 % d’économies sur leurs factures de téléphone mensuel. C’est parce que les appels téléphoniques ne sont plus facturés à la minute, et la maintenance et les mises à niveau sont gérées en ligne.
Eh bien, voilà ! Pour donner à une entreprise la meilleure chance de se développer et de s’occuper de ses clients comme ils le méritent, son système téléphonique ne peut plus compter sur le système analogique et doit être modernisé. Et la meilleure façon de moderniser le système téléphonique de votre entreprise est de passer à la VoIP.
Alice Johnson
