Si vous êtes un entrepreneur ou un particulier qui cherche à gagner du temps, de l’argent ou les ressources de la compagnie pour tenir des réunions, des conférences, ou des séances de formation, ne cherchez pas plus loin, la réponse est à votre portée ! Avec la conférence Web, vous accomplirez tout ceci et plus…
QU’EST-CE QUE LA VIDÉOCONFÉRENCE ?
Les conférences traditionnelles, même si très efficaces, peuvent souvent être une corvée coûteuse à organiser. Les réservations de vol, la restauration et les séjours d’hôtel doivent être arrangés, une salle de conférence doit être louée, les invitations par courriel doivent être envoyées et les réponses vérifiées, les dates doivent être confirmées… Vous devenez littéralement un organisateur d’évènement. Ces processus sont maintenant une chose du passé avec la vidéoconférence.
Une vidéoconférence est comme une conférence téléphonique, juste avec la vidéo. Elle permet à trois utilisateurs ou plus de s’entendre et de se voir, ainsi les participants peuvent avoir une réunion à partir de leur bureau.
Cependant, elle nécessite un équipement spécialisé à chaque extrémité pour une connexion réussie.
Au fil des années, l’industrie du transport a cherché à rendre nos trajets plus courts, plus rapides. En effet, embarquer un avion est aussi commun que de monter dans sa voiture pour aller au travail.
Avec Internet, les barrières géographiques ont maintenant disparu. Vous pouvez être en Amérique et parler à des clients dans des pays tels que le Japon, la France et l’Australie sans quitter votre bureau, ou bien même votre maison. Avec la vidéoconférence dans le nuage, un nouveau monde de possibilités s’ouvre à nous.
COMMENT LA VIDÉOCONFÉRENCE DANS LE NUAGE FONCTIONNE-T-ELLE ?
La conférence Web vous permet de tenir des réunions, des présentations et des formations en direct via Internet sur les connexions IP. Vous pouvez vous connecter à la réunion en utilisant le haut-parleur ou le microphone de votre téléphone ou de votre ordinateur à travers une connexion VoIP. Une application de votre fournisseur VoIP vous permet de communiquer en temps réel d’un expéditeur à un plusieurs récepteurs.
LES AVANTAGES DE LA CONFÉRENCE WEB
Le but d’une réunion est de relier les gens afin de réaliser le plus de choses dans un court laps de temps. Cependant, la vidéoconférence dans le nuage a beaucoup plus d’avantages que la Conférence traditionnelle.
- La flexibilité
Grâce à la conférence Web, l’organisation d’une réunion est devenue beaucoup plus simple. Il n’est plus nécessaire de rechercher les vols disponibles, les séjours à l’hôtel ou de vérifier tous les calendriers. Les différents participants ont juste besoin de cliquer pour assister à une conférence à partir de leur appareil, où qu’ils soient.
- La productivité
Selon Wainhouse Research, 94 % des entreprises qui utilisent la conférence Web disent qu’elle augmente la productivité. En effet, si les membres du personnel n’ont plus à voyager (surtout si votre entreprise a des bureaux dans divers endroits) ou à se libérer de leur poste de travail pour assister à une conférence, c’est du temps qui est économisé et qui peut être mis à meilleur usage.
- La construction d’un rapport
Premièrement, communiquer c’est plus que ce que l’on dit. Selon les spécialistes, l’expression du visage et le langage corporel comptent pour 55 % de la communication d’une personne, le ton de la voix compte pour 37 %, et les mots comptent pour 8 %. En examinant ces chiffres, nous comprenons que si plus de la moitié d’un message n’est pas communiqué par la voix, une partie cruciale du message est manqué dans une conférence téléphonique. Dans ce cas, la conférence Web est le meilleur moyen d’éviter les malentendus.
De plus, avec l’augmentation du travail à distance, la conférence Web est la meilleure façon de garder les employés connectés. En fait, l’IMCCA a constaté que près de 9 employés sur 10 travaillant à distance disent que la conférence virtuelle les aide à se sentir plus connectés à leurs collègues.
Enfin, la conférence Web est un excellent outil pour établir un rapport avec les clients. La relation entre un consultant et un prospect est fondée sur la confiance. Ainsi, être en mesure de communiquer avec un client face à face est beaucoup plus efficace qu’un e-mail ou un appel téléphonique pour construire un meilleur rapport.
- L’avantage financier
En dépit de ses nombreux avantages, la vidéo-conférence peut être un outil très coûteux en raison de son infrastructure vidéo onéreuse. C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont favorisé son homologue hébergée dans le nuage. En effet, les utilisateurs de la conférence Web économisent jusqu’à 75 % par rapport aux utilisateurs de la MCU.
- Aucune barrière géographique
La vidéoconférence dans le nuage offre la possibilité de communiquer avec vos employés et vos clients à travers le monde entier. Ainsi, quiconque possédant un ordinateur et une connexion Internet peut assister à une réunion.
- Aucune limite de temps
Contrairement à d’autres applications qui offrent un service similaire gratuitement, la vidéoconférence hébergée dans les nuages vous permet de communiquer face à face avec d’autres personnes sans limitations de temps. Ainsi, vous pouvez tenir votre présentation aussi longtemps que vous le désirez sans avoir peur d’être coupé.
- Les nombreuses fonctionnalités
Enfin, la vidéoconférence hébergée dans le nuage met à votre service de nombreuses fonctionnalités qui vous simplifieront la vie. Grâce aux fonctionnalités incluses dans leur package de conférence virtuelle, les fournisseurs en téléphonie service affaires, tel que VoxSun Telecom, vous aideront à :
- Joindre ou créer une réunion sur n’importe quel cellulaire ou tablette
- Recevoir un rappel lorsqu’une réunion est sur le point de commencer
- Consulter les présentations, les schémas et les rapports directement sur votre écran.
- Afficher tous les participants qui assistent à la vidéoconférence
- Afficher toutes vos prochaines réunions à votre calendrier
- Afficher tout le contenu partagé avec annotations
- Remettre le contrôle de la présentation à quiconque qui participe à la réunion
- Accéder à la conférence en un seul clic.
- Clavarder avec les participants de la conférence
- Bénéficier du cryptage de vos échanges
COMMENT AMÉLIORER VOTRE EXPÉRIENCE DE CONFÉRENCE WEB
Emplacement
Assurez-vous que la salle que vous choisissez pour tenir la Conférence a une bonne acoustique et qu’il n’y aura pas de bruit extérieur ou de distractions.
Il serait en effet très désagréable d’être dérangé par des bruits de circulation ou de travaux.
Éclairage
Assurez-vous que la pièce est bien éclairée, afin que les participants puissent tout voir clairement.
Équipement sonore
Ce n’est pas une nécessité, mais un casque-micro peut améliorer la clarté de votre discours. Investir dans un casque-micro de bonne qualité ne serait pas une mauvaise idée.
En conclusion, l’outil de vidéoconférence est abordable, flexible et ses nombreuses fonctionnalités sont sûres d’augmenter la productivité de vos employés et la satisfaction de vos clients.
Alice Johnson
