Pour démarrer une entreprise, vous avez besoin d’une bonne idée, d’une équipe engagée et de confiance, et de bons outils. Même si l’entrepreneur est responsable des deux premiers, on peut trouver de l’aide un peu partout afin de se procurer les bons outils. Ainsi, pourquoi ne pas examiner de plus près un outil de communication, plus précisément le système de téléphonie dans le nuage ?
1. Qu’est-ce qu’un système de téléphonie dans le nuage ?
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un système de téléphonie dans le nuage ? Il s’agit d’une plate-forme de communication où l’application est hébergée dans le nuage. Ainsi, au lieu d’utiliser le réseau analogique pour effectuer ou recevoir des appels, vous utilisez Internet. Plus communément appelés VoIP (voix sur IP), ces systèmes téléphoniques sont de plus en plus appréciés dans le monde des affaires. En effet, selon un communiqué de presse de Gartner, tandis que 8 pour cent du monde des affaires utilisaient les systèmes de téléphonie dans le nuage au début de 2013, on estime que ce nombre s’élèvera à 695 millions utilisateurs d’ici 2022, c’est-à-dire 60 pour cent des entreprises.
Maintenant comment les systèmes téléphoniques dans le nuage font-ils la différence ?
2. Une différence de gestion
Les systèmes de téléphonie dans le nuage offrent à l’entreprise la souplesse nécessaire pour relier tous ses magasins ou bureaux sous un seul système. Ainsi, si vous avez des bureaux dans plusieurs emplacements, un système téléphonique dans le nuage peut relier toute votre compagnie au même service de téléphone, géré par un seul administrateur.
De plus, avec un système de téléphonie dans le nuage, l’entreprise n’est plus responsable de l’entretien de l’équipement, de tout dysfonctionnement ou problème technique. C’est l’équipe de soutien du fournisseur VoIP qui s’occupe de ces problèmes hors site. Ainsi, comme les aspects techniques sont traités par des professionnels expérimentés et dévoués, l’entreprise peut se concentrer sur sa propre croissance.
3. Une différence d’efficacité
Une fois que les systèmes de communication sont centralisés, il est facile de les mettre à niveau au fur et à mesure qu’une entreprise croît. En effet, au lieu d’avoir à acheter plus d’équipement et d’avoir à payer pour les faire installer, une entreprise avec un système de téléphonie dans le nuage doit effectuer une simple mise à jour. En fait, c’est le fournisseur VoiP qui effectuera cette opération à distance dans le cadre de ses services.
4. Une différence de productivité
Tout d’abord, dans une étude publiée dans la Harvard Business Review intitulée « Pour augmenter la productivité laissez plus d’employés travailler à domicile », le Professeur Bloom a donné au personnel d’un centre d’appel l’occasion de travailler de la maison pendant plusieurs mois. La conclusion de l’étude a révélé que les gens qui travaillaient à domicile étaient plus heureux, se sentaient plus satisfaits de leur travail, utilisaient moins de jours de maladie et étaient plus productifs. En effet, les employés qui travaillaient à distance avaient fait plus de 13 % d’appels de plus que ceux qui étaient restés au bureau. C’est pourquoi l’intégration d’un système de téléphonie dans le nuage au sein d’une entreprise, et la mise en place de téléphones intelligents pour les employés est la meilleure façon d’intégrer le travail à domicile et d’améliorer la productivité.
Deuxièmement, selon un article de Forbes intitulé « Pourquoi les entreprises gaspillent 71 % des prospects », une étude menée sur plus de dix mille compagnies montre qu’un représentant met en moyenne 2 jours pour répondre à un prospect, et ce même représentant tente seulement 1,3 fois d’appeler avant d’abandonner et de passer à autre chose. La meilleure façon d’éviter cette perte est d’instaurer un système VoIP et d’utiliser la fonction routage d’appel qui dirigera l’appel à l’employé spécifique requis pour effectuer la tâche. Si cet employé n’est pas disponible, la fonction de recherche d’appel dirigera automatiquement le client vers la personne suivante qualifiée.
Enfin, l’équipe TI peut maintenant se concentrer sur son travail parce que la gestion et les soins techniques du système de téléphonie dans le nuage sont effectués par le fournisseur de services.
5. Une différence de coût
Tout d’abord, quand une entreprise se repose sur le système téléphonique traditionnel, elle doit envisager une installation téléphonique complexe et le coût d’une salle de serveur, de la redondance de l’électricité, des systèmes de climatisation, des lignes téléphoniques, d’une équipe d’experts, et c’est sans compter le coût de maintenance et de mise à niveau. Mais lorsqu’une entreprise a migré dans le nuage, tous ces coûts sont une chose du passé. Il lui suffit d’avoir une connexion Internet et des adaptateurs.
D’autre part, avec VoIP, les entreprises peuvent bénéficier de toutes les fonctionnalités avancées disponibles chez les systèmes téléphoniques les plus chers à une fraction du prix, comme appels illimités, extension virtuelle, surveillance des appels, ou conférence téléphonique.
Enfin, lorsque vous utilisez des lignes téléphoniques traditionnelles, vous payez pour chaque minute passée sur le téléphone, ce qui peut aboutir à une facture très salée, surtout si vous effectuez des appels internationaux. Alors qu’en ce qui concerne les systèmes de téléphonie dans le nuage, les utilisateurs peuvent bénéficier d’appels de haute qualité à un coût mensuel fixe. Par conséquent, les entreprises qui ont opté pour la VoIP ont enregistré des économies pouvant aller jusqu’à 40 % sur les appels locaux et 90 % sur les appels internationaux.
Par conséquent, les systèmes de téléphonie dans le nuage s’avèrent être un outil remarquable pour toutes les entreprises en croissance ou les startups. En outre, si vous désirez un système téléphonique d’affaires via Internet, mais vous êtes réticents à changer toutes vos installations d’un coup, de nombreux fournisseurs offrent des solutions hybrides qui permettront à votre entreprise de migrer progressivement vers la VoIP.
